Cum emiți facturile automat în eficio, la momentul ales de tine

De ce să emiți facturile automat

Când ai multe comenzi, emiterea manuală a facturilor ia timp și e ușor să sari una. În eficio, factura se emite în programul tău de facturare, cu seria ta, și poate porni singură, la momentul pe care îl alegi: când comanda e plătită, când intră într-un status sau când se emite AWB-ul.

• factura primește seria, numărul și PDF-ul oficial din programul de facturare;
• ajunge singură pe comanda din eMAG, CEL.ro sau Skroutz;
• o comandă nu poate primi două facturi din greșeală.

Ce pregătești înainte

• programul de facturare conectat: SmartBill, Oblio, FGO sau Sedona; fără program conectat, factura se emite local, cu număr secvențial;
• seria și setările din Setări → Firmă → Setări facturare: Serie factură, Termen de plată (zile), Note / mențiuni (footer), Blochează factura fără CUI la firme;
• seria canalului, dacă vrei serii diferite: o pui în setările conexiunilor eMAG, Pepita sau Skroutz.

Pasul 1 — Alege momentul emiterii

Gândește-te când e corect să emiți factura în afacerea ta. Declanșatorii folosiți des sunt:

• Comandă plătită: pentru plăți cu cardul sau prin transfer;
• Status comandă schimbat, cu un status ales, de exemplu Confirmată;
• Comandă primită, cu filtre, de exemplu doar pentru un anumit canal;
• AWB creat: factura se emite odată cu plecarea coletului.

Pasul 2 — Creează fluxul

În Fluxuri și reguli automate → Fluxuri apeși Adaugă flux sau pornești Din șablon de la Comandă plătită → factură + AWB, care emite factura și apoi AWB-ul, cu curierul ales după Rutare curieri. La Declanșator alegi momentul de la pasul 1, iar la Filtre poți limita fluxul, de exemplu cu Platformă comandă sau Metoda de plată a comenzii.

Pasul 3 — Adaugă acțiunile de facturare

• Schimbă seria facturii (opțional, înainte de emitere): gol înseamnă seria implicită;
• Creează factură: emite factura în programul conectat;
• Marchează factura comenzii ca plătită (opțional): pentru comenzile deja încasate.

Pui fluxul pe Activat la Status flux și salvezi.

Pasul 4 — Trimite factura clientului

Ai două variante: un șablon în Clienți → Comunicare → Notificări, pe evenimentul Factură emisă, sau un flux pe declanșatorul Factura comenzii creată, cu acțiunea Trimite o notificare prin email și opțiunea Atașează factura (PDF). Tot pe Factura comenzii creată poți pune eticheta „Facturată” pe comandă, cu șablonul După factură → etichetă pe comandă.

Ce se întâmplă după ce salvezi

• la fiecare comandă care trece de declanșator și filtre, factura se emite în programul conectat;
• o comandă primește o singură factură: fluxurile și facturarea în masă nu emit niciodată a doua factură, chiar dacă pornești Mai multe facturi pe o comandă din Setări generale;
• factura emisă prin program se atașează la comanda eMAG, se trimite în CEL.ro și la Skroutz; la Trendyol pleacă odată cu eticheta;
• cu Încasare la emitere din Setări facturare, factura se emite deja încasată în SmartBill sau Oblio, pentru comenzile plătite cu cardul online sau pentru toate comenzile marcate „Plătit”;
• cu Generează certificatul la emiterea facturii, certificatul de garanție se creează odată cu factura.

Pentru comenzile la care preferi să decizi tu, rămân Emite factură, din Creare rapidă în coloana Factură a listei de comenzi, și Generare factură, din meniul Acțiuni; comenzile care au deja factură sunt sărite.

Probleme frecvente

• factura nu s-a emis din flux: în Procesare flux vezi motivul, de exemplu o firmă fără CUI blocată de Blochează factura fără CUI la firme sau un produs refuzat de program;
• factura s-a emis local, fără program: programul de facturare nu era conectat sau conexiunea era în eroare;
• la emiterea în masă apar eșuate: notificarea îți spune câte, iar ciornele lor sunt în Facturi emise;
• vrei o a doua factură pe aceeași comandă: anulezi prima sau pornești Mai multe facturi pe o comandă și o emiți manual, cu Încă o factură.

Ce urmează

• adaugă AWB-ul în același flux; vezi AWB-uri în masă și cu reguli;
• creează storno-ul automat la returul finalizat, cu șablonul Retur finalizat → factură storno (ciornă);
• află tot ce poate face un flux în ghidul fluxurilor.

Întrebări frecvente