Как да издаваш фактурите автоматично в eficio, в момента, който ти избереш

Защо да издаваш фактурите автоматично

Когато имаш много поръчки, ръчното издаване на фактури отнема време и лесно можеш да пропуснеш някоя. В eficio фактурата се издава в твоята програма за фактуриране, с твоята серия, и може да се издаде сама в момента, който избереш: когато поръчката е платена, когато премине в даден статус или когато се издаде товарителницата.

• фактурата получава серията, номера и официалния PDF от програмата за фактуриране;
• прикача се сама към поръчката в eMAG, CEL.ro или Skroutz;
• една поръчка не може да получи две фактури по грешка.

Какво да подготвиш предварително

• свързана програма за фактуриране: SmartBill, Oblio, FGO или Sedona; без свързана програма фактурата се издава локално, с пореден номер;
• серията и настройките в „Setări → Firmă → Setări facturare“ (Настройки → Фирма → Настройки за фактуриране): „Serie factură“ (Серия на фактурата), „Termen de plată (zile)“ (Срок за плащане [дни]), „Note / mențiuni (footer)“ (Бележки / забележки [долен колонтитул]), „Blochează factura fără CUI la firme“ (Блокирай фактурата за фирми без ЕИК);
• серията на канала, ако искаш различни серии: задаваш я в настройките на връзките с eMAG, Pepita или Skroutz.

Стъпка 1 — Избери момента на издаване

Помисли кога е правилно да издаваш фактурата в твоя бизнес. Често използваните тригери са:

• „Comandă plătită“ (Платена поръчка): за плащания с карта или по банков път;
• „Status comandă schimbat“ (Променен статус на поръчката), с избран статус, например „Confirmată“ (Потвърдена);
• „Comandă primită“ (Получена поръчка), с филтри, например само за определен канал;
• „AWB creat“ (Създадена товарителница): фактурата се издава заедно с тръгването на пратката.

Стъпка 2 — Създай потока

В „Fluxuri și reguli automate → Fluxuri“ (Автоматични потоци и правила → Потоци) натискаш „Adaugă flux“ (Добави поток) или започваш „Din șablon“ (От шаблон) с „Comandă plătită → factură + AWB“ (Платена поръчка → фактура + товарителница), който издава фактурата и след това товарителницата, с куриера, избран според „Rutare curieri“ (Маршрутизиране на куриерите). В „Declanșator“ (Тригер) избираш момента от стъпка 1, а във „Filtre“ (Филтри) можеш да ограничиш потока, например с „Platformă comandă“ (Платформа на поръчката) или „Metoda de plată a comenzii“ (Метод на плащане на поръчката).

Стъпка 3 — Добави действията за фактуриране

• „Schimbă seria facturii“ (Смени серията на фактурата; по избор, преди издаването): празно означава серията по подразбиране;
• „Creează factură“: издава фактурата в свързаната програма;
• „Marchează factura comenzii ca plătită“ (Отбележи фактурата на поръчката като платена; по избор): за поръчките, които вече са платени.

Задаваш на потока стойност „Activat“ (Активиран) в „Status flux“ (Статус на потока) и запазваш.

Стъпка 4 — Изпрати фактурата на клиента

Имаш два варианта: шаблон в „Clienți → Comunicare → Notificări“ (Клиенти → Комуникация → Известия) за събитието „Factură emisă“ (Издадена фактура) или поток с тригера „Factura comenzii creată“ (Създадена фактура за поръчката), с действието „Trimite o notificare prin email“ (Изпрати известие по имейл) и опцията „Atașează factura (PDF)“ (Прикачи фактурата [PDF]). Пак с тригера „Factura comenzii creată“ можеш да поставиш етикета „Facturată“ (Фактурирана) на поръчката, с шаблона „După factură → etichetă pe comandă“ (След фактура → етикет на поръчката).

Какво се случва, след като запазиш

• за всяка поръчка, която отговаря на тригера и филтрите, фактурата се издава в свързаната програма;
• една поръчка получава само една фактура: потоците и масовото фактуриране никога не издават втора фактура, дори ако включиш „Mai multe facturi pe o comandă“ (Няколко фактури за една поръчка) в „Setări generale“ (Общи настройки);
• фактурата, издадена през програмата, се прикача към поръчката в eMAG и се изпраща в CEL.ro и в Skroutz; при Trendyol тръгва заедно с етикета;
• с „Încasare la emitere“ (Плащане при издаване) от „Setări facturare“ фактурата се издава вече платена в SmartBill или Oblio, за поръчките, платени онлайн с карта, или за всички поръчки, отбелязани като „Plătit“ (Платено);
• с „Generează certificatul la emiterea facturii“ (Генерирай гаранционната карта при издаване на фактурата) гаранционната карта се създава заедно с фактурата.

За поръчките, при които предпочиташ да решаваш сам, остават „Emite factură“ (Издай фактура), от „Creare rapidă“ (Бързо създаване) в колоната „Factură“ (Фактура) на списъка с поръчки, и „Generare factură“ (Генериране на фактура) от менюто „Acțiuni“ (Действия); поръчките, които вече имат фактура, се пропускат.

Чести проблеми

• фактурата не е издадена от потока: в „Procesare flux“ (Обработка на потока) виждаш причината, например фирма без ЕИК, блокирана от „Blochează factura fără CUI la firme“, или продукт, отказан от програмата;
• фактурата е издадена локално, без програма: програмата за фактуриране не е била свързана или връзката е била в грешка;
• при масовото издаване има „eșuate“ (неуспешни): известието ти казва колко са, а черновите им са в „Facturi emise“ (Издадени фактури);
• искаш втора фактура за същата поръчка: анулираш първата или включваш „Mai multe facturi pe o comandă“ и я издаваш ръчно с „Încă o factură“ (Още една фактура).

Какво следва

• добави товарителницата в същия поток; виж Групови товарителници и правила;
• създавай сторното автоматично при завършено връщане, с шаблона „Retur finalizat → factură storno (ciornă)“ (Завършено връщане → сторно фактура [чернова]);
• научи всичко, което може да прави един поток, в ръководството за автоматичните потоци.

Често задавани въпроси