Cum funcționează fluxurile automate din eficio: declanșator, filtre, acțiuni
Un flux are trei părți: declanșatorul (când rulează), filtrele (pe ce comenzi, produse sau oferte) și acțiunile (ce face, în ordine). Ghidul îți arată cum construiești un flux, cum pornești dintr-un șablon, cum programezi acțiunile cu întârziere și unde verifici ce a rulat.
Ce rezolvă un flux
Un flux spune o singură dată ce trebuie să se întâmple și apoi o face singur, la fiecare comandă: emite factura, creează AWB-ul, schimbă statusul, trimite un mesaj clientului sau anunță echipa. Construiești fluxul din trei blocuri: Declanșator, Filtre și Acțiuni.
Catalogul eficio are 29 de declanșatori, grupați în 7 categorii (manual, ciclul de viață al comenzii, livrare, facturare, retururi, produse, oferte), 54 de acțiuni în 9 grupuri și 106 proprietăți după care poți filtra, cu 23 de operatori.
Ce pregătești înainte
- integrările de care au nevoie acțiunile: programul de facturare pentru Creează factură, curierii pentru Creează AWB, un serviciu SMS pentru Trimite o notificare prin SMS;
- regulile de curier din Rutare curieri, dacă vrei ca AWB-ul să aleagă singur curierul;
- permisiunea de a lucra cu fluxuri, dacă folosești roluri pentru echipă.
Pasul 1 — Deschide fluxurile
În meniul din stânga deschizi Fluxuri și reguli automate și alegi Fluxuri. Lista arată, pentru fiecare flux, statusul, declanșatorul, acțiunile, numărul de rulări, ultima rulare și ultima eroare. Sus ai Procesare flux, Grupuri, Din șablon și Adaugă flux.
Pasul 2 — Pornește de la zero sau dintr-un șablon
Cu Adaugă flux pornești de la zero. Cu Din șablon alegi Regiune și Șablon, de exemplu Comandă plătită → factură + AWB, Retur finalizat → factură storno (ciornă), Normalizează telefonul și CUI-ul la comenzile noi sau Șterge TVA pentru VIES, apoi apeși Folosește șablonul. Fluxul se creează în schiță: îl verifici, apoi îl activezi. Un flux al tău poate deveni șablon cu Creează șablon.
Pasul 3 — Detaliile și declanșatorul
La Detalii flux completezi Nume flux, Status flux (Activat, Dezactivat sau Schiță), Grup, Prioritate (la același declanșator, fluxul cu prioritate mai mare rulează primul) și Descriere.
La Declanșator, în Când rulează fluxul, alegi momentul; sub listă vezi descrierea lui. Câteva exemple: Comandă primită, Comandă plătită, Status comandă schimbat (alegi și statusul), Etichetă atașată pe comandă, AWB creat, Status livrare modificat, Factura comenzii creată, Retur finalizat. Declanșatorul Execuție manuală pe comandă nu rulează singur: îl pornești pe comenzi cu Rulează fluxul.
Pasul 4 — Filtrele
Fluxul rulează doar dacă toate filtrele sunt îndeplinite. Într-un filtru, prima condiție e „Dacă”, iar următoarele se leagă cu „Și” sau „Sau”. Fiecare condiție are o proprietate, un operator și o valoare. Pentru comenzi poți filtra, de exemplu, după Platformă comandă, Metoda de plată a comenzii, Valoarea totală a comenzii (lei), Județul de livrare, Clientul este persoană juridică, SKU-ul produselor din comandă sau Comanda are factură. Fără filtre, fluxul rulează la fiecare declanșare.
Pasul 5 — Acțiunile și întârzierea
La Acțiuni adaugi pașii cu + Adaugă acțiune; rulează în ordinea din listă. Câteva exemple: Creează factură, Creează AWB (curier ales sau Automat (după Rutare curieri)), Schimbă statusul comenzii, Atașează eticheta pe comandă, Trimite o notificare prin email, Trimite o notificare prin SMS, Trimite WhatsApp, Anunță echipa (clopoțel), Trimite comanda la un URL (webhook) și Trimite comanda spre fulfillment.
Fiecare acțiune are Tip întârziere: Fără, Întârziere simplă (peste un număr de minute) sau Întârziere programată (Zilnic sau Săptămânal, între De la ora și Până la ora, ora României). Când vine momentul, condițiile se verifică din nou pe comanda de atunci.
Ce se întâmplă după ce salvezi
- fluxul activat rulează la fiecare declanșare care trece de filtre; acțiunile întârziate se verifică în fiecare minut;
- în Procesare flux vezi fiecare rulare: când s-a declanșat, fluxul, comanda, statusul (Reușit, Parțial, Eroare sau Sărit), acțiunile și cine a pornit-o; butonul Acțiuni programate arată ce așteaptă să ruleze;
- declanșatorii „la salvare” (Modifică comanda la salvare, Modifică produsul la salvare, Modifică oferta la salvare) rulează imediat, înaintea celorlalte automatizări, și acceptă doar acțiuni care modifică date, fără întârziere;
- din lista de fluxuri poți activa, dezactiva sau muta în grup mai multe fluxuri deodată.
Probleme frecvente
- fluxul nu rulează: verifică dacă e Activat, nu Schiță, și dacă filtrele nu exclud comanda;
- o acțiune apare cu Eroare în Procesare flux: mesajul spune motivul, de exemplu lipsa telefonului clientului sau un serviciu neconectat;
- o acțiune nu apare în listă: la declanșatorii „la salvare” sunt disponibile doar acțiunile care modifică date;
- Adresa trebuie să fie publică (http/https), nu internă: webhook-ul acceptă doar adrese publice.
Ce urmează
- pune facturarea pe pilot automat cu ghidul despre facturile automate;
- setează curierii pe canale în Rutare curieri, ca acțiunea Creează AWB să-i aleagă singură;
- trimite confirmarea pe WhatsApp.
Întrebări frecvente
Câți declanșatori și câte acțiuni are eficio?
Pot rula un flux manual pe o comandă?
Cum trimit un mesaj la două ore după o comandă, doar dacă e tot neplătită?
Pot porni de la un exemplu gata făcut?
Unde văd ce a făcut un flux?
Scrie-ne ce vezi pe ecran și te ajutăm să termini conectarea.
