Cum conectezi SmartBill la eficio: facturi, gestiune și încasări

De ce să conectezi SmartBill la eficio

Cu SmartBill conectat, factura se emite din comanda din eficio direct în contul tău SmartBill: primește seria, numărul și PDF-ul oficial de acolo, iar tu nu mai copiezi nimic de mână.

• facturi emise din comandă, în masă sau automat, din fluxuri;
• descărcare din gestiune la emitere, dintr-una sau din mai multe gestiuni;
• storno integral sau parțial, emis tot în SmartBill;
• factura ajunge singură pe comanda din eMAG, CEL.ro sau Skroutz;
• încasările din borderourile curierilor se trec pe factură.

Ce pregătești înainte

• emailul contului SmartBill Cloud;
• un token API, generat în SmartBill la Contul meu → Integrări → API;
• CIF-ul firmei emitente din contul SmartBill, cu „RO” dacă ești plătitor de TVA;
• seria de facturare din SmartBill pe care vrei să o folosești.

Pasul 1 — Deschide cardul SmartBill

În meniul din stânga deschizi Integrări și, la Facturare și sisteme, alegi Facturare. Pe cardul SmartBill apeși Conectează.

Pasul 2 — Datele contului

• Email cont SmartBill;
• Token API;
• CIF firmă (emitent), de exemplu RO12345678;
• Serie facturi implicită: opțională; dacă o lași goală, se folosește seria facturii.

Pasul 3 — Gestiunea și stocul

După ce ai completat emailul, tokenul și CIF-ul, gestiunile se încarcă din SmartBill. Alegi una dintre variante:

• Gestiune (scade stocul de aici): la emiterea facturii, stocul se scade direct din gestiunea aleasă; gol înseamnă fără descărcare;
• Scade din mai multe gestiuni (în ordinea priorității), apoi la Gestiuni, în ordinea priorității (prima = preferată) le alegi în ordinea în care se caută stocul; fiecare produs se scade din prima gestiune care îl are;
• Emite liniile ca SERVICII (fără marfă/stoc): toate liniile pleacă drept servicii, iar SmartBill nu creează produse și nu atinge gestiunea; e pentru firmele care nu țin stocul în SmartBill.

Opțiunea Produs negăsit în gestiune → emite oricum, fără descărcare e pornită implicit: dacă SmartBill refuză un produs, factura pleacă oricum, fără descărcare pe acel produs, iar tu primești avertisment. Apeși Conectează & testează.

Ce se întâmplă după ce salvezi

La reușită primești Conexiune reușită, cu seriile găsite în cont, iar cardul trece la Conectat.

• emiți factura cu Emite factură (din Creare rapidă, în coloana Factură a listei de comenzi), cu Generare factură din meniul Acțiuni, pentru mai multe comenzi, sau automat, din fluxuri; comenzile care au deja factură sunt sărite;
• o comandă primește o singură factură; a doua se poate emite doar după anularea primei, cu excepția opțiunii Mai multe facturi pe o comandă din Setări → Firmă → Setări generale;
• din fișa comenzii, pe fiecare factură ai Descarcă, Creare factură storno, Anulează, Marcați ca plătit și trimiterea la imprimantă;
• în setările conexiunilor eMAG, Pepita și Skroutz poți pune seria canalului, iar dacă ai mai multe conturi de facturare, alegi acolo contul care facturează canalul;
• dacă SmartBill e și sursa ta de stoc, după emitere eficio recitește stocul produselor facturate.

Mențiunile, termenul de plată, încasarea la emitere și blocarea facturii pentru firme fără CUI le setezi în Setări → Firmă → Setări facturare, comune pentru toate programele de facturare.

Probleme frecvente

• Lipsesc email, token sau CIF: unul dintre cele trei câmpuri a rămas gol;
• alt mesaj la test: e chiar răspunsul SmartBill (de exemplu token sau CIF greșit); îl găsești în Vezi loguri;
• lista de gestiuni e goală: se încarcă doar după ce emailul, tokenul și CIF-ul sunt corecte;
• o factură emisă cu avertisment de gestiune: produsul nu era în gestiune sau nu avea stoc, deci a plecat fără descărcare pe el.

Ce urmează

• emite facturile fără să apeși nimic, cu facturarea automată;
• adu stocul din SmartBill în eficio din Integrări → Facturare și sisteme → Surse de stoc, pe cardul SmartBill;
• potrivește încasările din borderoul GLS sau din decontul eMAG; vezi ghidul GLS.

Întrebări frecvente