Как работят автоматичните потоци в eficio: тригер, филтри, действия

Какво решава един поток

В потока казваш веднъж какво трябва да се случи, а той след това го прави сам при всяка поръчка: издава фактурата, създава товарителницата, сменя статуса, изпраща съобщение на клиента или уведомява екипа. Изграждаш потока от три блока: „Declanșator“ (Тригер), „Filtre“ (Филтри) и „Acțiuni“ (Действия).

Каталогът на eficio има 29 тригера, групирани в 7 категории (ръчни, жизнен цикъл на поръчката, доставка, фактуриране, връщания, продукти, оферти), 54 действия в 9 групи и 106 свойства, по които можеш да филтрираш, с 23 оператора.

Какво да подготвиш предварително

• интеграциите, от които се нуждаят действията: програмата за фактуриране за „Creează factură“ (Създай фактура), куриерите за „Creează AWB“ (Създай товарителница), SMS услуга за „Trimite o notificare prin SMS“ (Изпрати известие по SMS);
• правилата за куриерите в „Rutare curieri“ (Маршрутизиране на куриерите), ако искаш куриерът за товарителницата да се избира автоматично;
• права за работа с потоци, ако използваш роли за екипа.

Стъпка 1 — Отвори потоците

В менюто вляво отваряш „Fluxuri și reguli automate“ (Автоматични потоци и правила) и избираш „Fluxuri“ (Потоци). Списъкът показва за всеки поток статуса, тригера, действията, броя изпълнения, последното изпълнение и последната грешка. Горе имаш „Procesare flux“ (Обработка на потока), „Grupuri“ (Групи), „Din șablon“ (От шаблон) и „Adaugă flux“ (Добави поток).

Стъпка 2 — Започни от нулата или от шаблон

С „Adaugă flux“ започваш от нулата. С „Din șablon“ избираш „Regiune“ (Регион) и „Șablon“ (Шаблон), например „Comandă plătită → factură + AWB“ (Платена поръчка → фактура + товарителница), „Retur finalizat → factură storno (ciornă)“ (Завършено връщане → сторно фактура [чернова]), „Normalizează telefonul și CUI-ul la comenzile noi“ (Нормализирай телефона и ЕИК в новите поръчки) или „Șterge TVA pentru VIES“ (Премахни ДДС за VIES), след това натискаш „Folosește șablonul“ (Използвай шаблона). Потокът се създава като чернова: проверяваш го и след това го активираш. Твой поток може да стане шаблон с „Creează șablon“ (Създай шаблон).

Стъпка 3 — Детайлите и тригерът

В „Detalii flux“ (Детайли на потока) попълваш „Nume flux“ (Име на потока), „Status flux“ (Статус на потока: „Activat“ – активиран, „Dezactivat“ – деактивиран, или „Schiță“ – чернова), „Grup“ (Група), „Prioritate“ (Приоритет; при един и същ тригер първи се изпълнява потокът с по-висок приоритет) и „Descriere“ (Описание).

В „Declanșator“, в „Când rulează fluxul“ (Кога се изпълнява потокът), избираш момента; под списъка виждаш описанието му. Няколко примера: „Comandă primită“ (Получена поръчка), „Comandă plătită“ (Платена поръчка), „Status comandă schimbat“ (Променен статус на поръчката; избираш и статуса), „Etichetă atașată pe comandă“ (Прикачен етикет към поръчката), „AWB creat“ (Създадена товарителница), „Status livrare modificat“ (Променен статус на доставката), „Factura comenzii creată“ (Създадена фактура за поръчката), „Retur finalizat“ (Завършено връщане). Тригерът „Execuție manuală pe comandă“ (Ръчно изпълнение за поръчка) не се изпълнява сам: стартираш го за поръчки с „Rulează fluxul“ (Изпълни потока).

Стъпка 4 — Филтрите

Потокът се изпълнява само ако всички филтри са удовлетворени. В един филтър първото условие е „Dacă“ (Ако), а следващите се свързват с „Și“ (И) или „Sau“ (Или). Всяко условие има свойство, оператор и стойност. За поръчките можеш да филтрираш например по „Platformă comandă“ (Платформа на поръчката), „Metoda de plată a comenzii“ (Метод на плащане на поръчката), „Valoarea totală a comenzii (lei)“ (Обща стойност на поръчката [леи]), „Județul de livrare“ (Окръг на доставка), „Clientul este persoană juridică“ (Клиентът е юридическо лице), „SKU-ul produselor din comandă“ (SKU на продуктите в поръчката) или „Comanda are factură“ (Поръчката има фактура). Без филтри потокът се изпълнява при всяко задействане.

Стъпка 5 — Действията и забавянето

В „Acțiuni“ добавяш стъпките с „+ Adaugă acțiune“ (+ Добави действие); те се изпълняват в реда от списъка. Няколко примера: „Creează factură“, „Creează AWB“ (с избран куриер или „Automat (după Rutare curieri)“ – автоматично, според „Rutare curieri“), „Schimbă statusul comenzii“ (Промени статуса на поръчката), „Atașează eticheta pe comandă“ (Прикачи етикета към поръчката), „Trimite o notificare prin email“ (Изпрати известие по имейл), „Trimite o notificare prin SMS“, „Trimite WhatsApp“ (Изпрати WhatsApp), „Anunță echipa (clopoțel)“ (Уведоми екипа [камбанка]), „Trimite comanda la un URL (webhook)“ (Изпрати поръчката към URL [webhook]) и „Trimite comanda spre fulfillment“ (Изпрати поръчката за fulfillment).

Всяко действие има „Tip întârziere“ (Вид забавяне): „Fără“ (Без), „Întârziere simplă“ (Просто забавяне – след определен брой минути) или „Întârziere programată“ (Планирано забавяне: „Zilnic“ – ежедневно, или „Săptămânal“ – ежеседмично, между „De la ora“ – от час, и „Până la ora“ – до час, по румънско време). Когато дойде моментът, условията се проверяват отново спрямо поръчката към този момент.

Какво се случва, след като запазиш

• активираният поток се изпълнява при всяко задействане, което минава филтрите; забавените действия се проверяват всяка минута;
• в „Procesare flux“ виждаш всяко изпълнение: кога е задействано, потока, поръчката, статуса („Reușit“ – успешно, „Parțial“ – частично, „Eroare“ – грешка, или „Sărit“ – пропуснато), действията и кой го е стартирал; бутонът „Acțiuni programate“ (Планирани действия) показва какво чака да се изпълни;
• тригерите „la salvare“ (при запазване) – „Modifică comanda la salvare“ (Промени поръчката при запазване), „Modifică produsul la salvare“ (Промени продукта при запазване), „Modifică oferta la salvare“ (Промени офертата при запазване) – се изпълняват веднага, преди останалите автоматизации, и приемат само действия, които променят данни, без забавяне;
• от списъка с потоци можеш да активираш, деактивираш или преместиш в група няколко потока наведнъж.

Чести проблеми

• потокът не се изпълнява: провери дали е „Activat“, а не „Schiță“, и дали филтрите не изключват поръчката;
• действие се показва с „Eroare“ в „Procesare flux“: съобщението казва причината, например липсващ телефон на клиента или несвързана услуга;
• действие липсва в списъка: при тригерите „la salvare“ са достъпни само действията, които променят данни;
• „Adresa trebuie să fie publică (http/https), nu internă“ (Адресът трябва да е публичен [http/https], а не вътрешен): webhook приема само публични адреси.

Какво следва

• пусни фактурирането на автопилот с ръководството за автоматичните фактури;
• задай куриерите по канали в „Rutare curieri“, за да ги избира автоматично действието „Creează AWB“;
• изпращай потвърждението по WhatsApp.

Често задавани въпроси