Как да свържеш SmartBill с eficio: фактури, склад и плащания

Защо да свържеш SmartBill с eficio

Когато SmartBill е свързан, фактурата се издава от поръчката в eficio директно в акаунта ти в SmartBill: получава серията, номера и официалния PDF оттам, а ти вече не копираш нищо на ръка.

• фактури, издадени от поръчката, масово или автоматично чрез потоците;
• изписване от склада при издаването, от един или от няколко склада;
• пълно или частично сторно, издадено също в SmartBill;
• фактурата стига сама до поръчката в eMAG, CEL.ro или Skroutz;
• плащанията от описите на куриерите се отразяват във фактурата.

Какво да подготвиш предварително

• имейла на акаунта в SmartBill Cloud;
• API токен, генериран в SmartBill в Моят акаунт → Интеграции → API;
• CIF на фирмата издател от акаунта в SmartBill, с „RO“, ако си регистриран по ДДС;
• серията на фактурите в SmartBill, която искаш да използваш.

Стъпка 1 — Отвори картата на SmartBill

В менюто вляво отваряш „Integrări“ (Интеграции) и в „Facturare și sisteme“ (Фактуриране и системи) избираш „Facturare“ (Фактуриране). На картата на SmartBill натискаш „Conectează“ (Свържи).

Стъпка 2 — Данните на акаунта

• „Email cont SmartBill“ (Имейл на акаунта в SmartBill);
• „Token API“ (API токен);
• „CIF firmă (emitent)“ (CIF на фирмата издател), например RO12345678;
• „Serie facturi implicită“ (Серия на фактурите по подразбиране): по избор; ако я оставиш празна, се използва серията на фактурата.

Стъпка 3 — Складът и наличността

След като попълниш имейла, токена и CIF, складовете се зареждат от SmartBill. Избираш един от вариантите:

• „Gestiune (scade stocul de aici)“ (Склад – наличността се изписва оттук): при издаване на фактурата наличността се изписва директно от избрания склад; празно поле означава без изписване;
• „Scade din mai multe gestiuni (în ordinea priorității)“ (Изписвай от няколко склада по приоритет), след това в „Gestiuni, în ordinea priorității (prima = preferată)“ (Складове по приоритет – първият е предпочитан) ги избираш в реда, в който се търси наличността; всеки продукт се изписва от първия склад, в който го има;
• „Emite liniile ca SERVICII (fără marfă/stoc)“ (Издавай редовете като УСЛУГИ – без стока/наличност): всички редове се изпращат като услуги, а SmartBill не създава продукти и не засяга склада; това е за фирмите, които не водят наличността си в SmartBill.

Опцията „Produs negăsit în gestiune → emite oricum, fără descărcare“ (Продукт, който не е намерен в склада → издай въпреки това, без изписване) е включена по подразбиране: ако SmartBill откаже даден продукт, фактурата се издава въпреки това, без изписване на този продукт, а ти получаваш предупреждение. Натискаш „Conectează & testează“ (Свържи и тествай).

Какво се случва, след като запазиш

При успех получаваш „Conexiune reușită“ (Успешна връзка) със сериите, открити в акаунта, а картата преминава в статус „Conectat“ (Свързан).

• издаваш фактурата с „Emite factură“ (Издай фактура) от „Creare rapidă“ (Бързо създаване) в колоната „Factură“ (Фактура) на списъка с поръчки, с „Generare factură“ (Генериране на фактура) от менюто „Acțiuni“ (Действия) – за няколко поръчки наведнъж, или автоматично чрез потоците; поръчките, които вече имат фактура, се пропускат;
• една поръчка получава само една фактура; втора може да се издаде само след анулиране на първата, освен ако е включена опцията „Mai multe facturi pe o comandă“ (Няколко фактури за една поръчка) в „Setări → Firmă → Setări generale“ (Настройки → Фирма → Общи настройки);
• в страницата на поръчката за всяка фактура имаш „Descarcă“ (Изтегли), „Creare factură storno“ (Създаване на сторно фактура), „Anulează“ (Анулирай), „Marcați ca plătit“ (Маркирай като платена) и изпращане към принтера;
• в настройките на връзките с eMAG, Pepita и Skroutz можеш да зададеш серията на канала, а ако имаш няколко акаунта за фактуриране, там избираш акаунта, който фактурира канала;
• ако SmartBill е и твоят източник на наличности, след издаването eficio прочита отново наличността на фактурираните продукти.

Бележките, срокът за плащане, отбелязването на плащането при издаване и блокирането на фактурата за фирми без ЕИК се задават в „Setări → Firmă → Setări facturare“ (Настройки → Фирма → Настройки за фактуриране) и са общи за всички програми за фактуриране.

Чести проблеми

• „Lipsesc email, token sau CIF“ (Липсват имейл, токен или CIF): едно от трите полета е останало празно;
• друго съобщение при теста: това е самият отговор на SmartBill (например грешен токен или CIF); намираш го с „Vezi loguri“ (Виж логовете);
• списъкът със складове е празен: зарежда се само след като имейлът, токенът и CIF са верни;
• фактура, издадена с предупреждение за склада: продуктът не е бил в склада или не е имал наличност, затова фактурата е издадена без изписване за него.

Какво следва

• издавай фактурите, без да натискаш нищо, с автоматичното фактуриране;
• изтегляй наличността от SmartBill в eficio от „Integrări → Facturare și sisteme → Surse de stoc“ (Интеграции → Фактуриране и системи → Източници на наличност), на картата на SmartBill;
• съпоставяй плащанията от описа на наложените платежи от GLS или от отчета за разплащания от eMAG; виж ръководството за GLS.

Често задавани въпроси