Picking și packing cu scanare: cum pregătești comenzile mai repede

Greșelile din depozit costă, chiar și cele banale: un produs greșit în colet, o bucată lipsă sau aceeași comandă trimisă de două ori. În eficio pregătești comenzile în trei pași, grupare, ridicare și împachetare, iar scanarea codurilor de bare verifică fiecare produs înainte să închizi cutia.

Fluxul pe scurt

1. Pui comenzile de pregătit într-un grup de procesare.
2. Ridici produsele din raft, după lista de ridicare sau scanând.
3. Împachetezi fiecare comandă, scanând produsele.
4. Lași o automatizare să emită și să tipărească AWB-ul.

Grupurile de procesare

Un grup adună comenzile pe care le pregătești împreună, de exemplu toate comenzile pentru ridicarea curierului de după-amiază. Din lista de comenzi le creezi în câteva feluri:

• „Adaugă la grup de procesare”, pentru comenzile selectate sau pentru toate comenzile din vederea curentă, cu filtrele aplicate;
• „Trimite la ridicare produse”, din Acțiuni, care creează un grup nou, gata de ridicat;
• „Trimite la împachetare”, pentru comenzile ale căror produse sunt deja ridicate.

Fiecare grup primește un cod de forma GR-000001. În grup, fiecare comandă are statusul ei: În așteptare, Pickat, Împachetat, Expediat sau Problemă. În lista de grupuri poți filtra după „AWB creat” și „Factură creată”, ca să vezi rapid ce grup mai are nevoie de documente.

Lista de ridicare, în ordinea raftului

Din grup descarci lista de ridicare în PDF. Produsele din toate comenzile grupului sunt adunate pe un singur rând per produs, cu locația, SKU-ul, EAN-ul și cantitatea, sortate după locația din depozit. Produsele fără locație apar la final. Pe listă sunt tipărite coduri de bare pentru grup și pentru fiecare comandă.

Ca sortarea să te ajute, completează pe fiecare produs locația din depozit, de exemplu A-03-2. Locația apare și pe ecranul de scanare, ca să găsești produsul repede.

Ridicarea cu scanare

Pe ecranul Scanare, în modul „Ridicare”, scanezi codul grupului de pe listă sau o singură comandă. Produsele apar în ordinea locațiilor, iar tu le scanezi pe măsură ce le iei din raft. Sunt recunoscute SKU-ul, EAN-ul și EAN-urile adiționale ale produsului, iar dacă iei mai multe bucăți deodată scrii, de exemplu, „3*COD”.

Când totul e ridicat, apeși „Ridicate”, iar comenzile trec mai departe, la împachetare. Dacă lipsește ceva, poți închide ridicarea cu „Fără scanare completă”, iar produsele lipsă se notează în istoricul comenzilor.

Împachetarea cu scanare

În modul „Împachetare” scanezi întâi comanda: numărul ei, id-ul din marketplace sau AWB-ul. Pe ecran vezi clientul, curierul, termenul de expediere și produsele, cu poză și locație. Apoi scanezi fiecare produs:

• un produs care nu e în comandă dă eroare pe loc;
• o bucată în plus e semnalată la fel;
• butonul „Împachetată” devine activ doar când toate cantitățile se potrivesc.

În Setări generale alegi cât de strictă e scanarea produselor: „Opțională”, unde comanda se poate marca împachetată și fără toate produsele scanate, „Obligatorie”, unde nu se poate, sau „Dezactivată”, unde se scanează doar comanda. Mai poți porni „Împachetată automat la ultimul produs scanat” și poți alege coloanele afișate la împachetare.

În modul „Opțională”, o comandă închisă cu „Fără scanare completă” primește o notă cu produsele lipsă, iar evenimentul poate porni o automatizare.

Cutia și poza coletului

Pe același ecran alegi cutia din lista ta de cutii de împachetare, fiecare cu dimensiunile și greutatea ei. La emiterea AWB-ului, dimensiunile cutiei se trimit la Sameday, FAN Courier și Cargus, iar greutatea cutiei goale se adaugă când greutatea coletului se calculează din produse. Cu „Poză colet” faci una sau mai multe poze cu telefonul ori tableta, iar ele rămân atașate comenzii, utile dacă apare o reclamație.

Protecții împotriva greșelilor

• Dacă scanezi o comandă deja împachetată, ecranul te avertizează că a mai fost împachetată, iar echipa primește notificarea „Scanare dublă”.
• Alertele de confirmare pe care le definești în setări, cu condiții ca la automatizări, apar la scanarea comenzii sau la împachetare și trebuie confirmate înainte să continui.
• Termenul de expediere depășit apare cu roșu.
• Fiecare scanare are culoare și sunet: verde pentru potrivire, roșu pentru eroare.

Automatizări legate de scanare

Pregătirea comenzilor are declanșatorii ei în Automatizări: „Comandă adăugată în grupul de procesare”, „Picking comandă finalizat”, „Packing comandă finalizat”, „Cutie atribuită”, „AWB scanat” și „Scanare comandă incompletă”. Două reguli utile:

• Packing comandă finalizat → Creează AWB, apoi Printează AWB-ul: cu aplicația eficio pentru Windows, eticheta iese la imprimantă imediat ce ai închis coletul;
• Scanare comandă incompletă → Anunță echipa (clopoțel): cineva verifică pe loc produsele lipsă.

Coletele care se întorc

Modul „Retur la expeditor” e pentru coletele refuzate sau nelivrate. Scanezi AWB-ul, expedierea trece pe „Returnat”, iar comanda pe „Returnată”. Stocul revine după regula ta de stoc, care implicit readuce produsele la returnarea comenzii.

De ce ai nevoie

• un cititor de coduri de bare care scrie codul și apasă Enter, ca o tastatură;
• SKU sau EAN pe fiecare produs și, ideal, locația din depozit;
• un telefon sau o tabletă pentru pozele coletelor, dacă vrei să le folosești.

Poți încerca grupurile de procesare și scanarea în perioada de probă: 14 zile gratuit, fără card, cu toate modulele incluse. Detaliile sunt pe pagina Comenzi, iar planurile pe pagina de prețuri.