Събиране и опаковане със сканиране: как да подготвяш поръчките по-бързо

Грешките в склада струват скъпо, дори и най-баналните: грешен продукт в пратката, липсваща бройка или една и съща поръчка, изпратена два пъти. В eficio подготвяш поръчките в три стъпки – групиране, събиране и опаковане, а сканирането на баркодовете проверява всеки продукт, преди да затвориш кутията.

Процесът накратко

1. Слагаш поръчките за подготовка в група за обработка.
2. Събираш продуктите от рафта по списъка за събиране или като сканираш.
3. Опаковаш всяка поръчка, като сканираш продуктите.
4. Оставяш автоматизация да издаде и отпечата товарителницата.

Групите за обработка

Една група обединява поръчките, които подготвяш заедно, например всички поръчки за следобедното вземане от куриера. От списъка с поръчки ги създаваш по няколко начина:

• „Adaugă la grup de procesare“ (Добави към група за обработка) – за избраните поръчки или за всички поръчки в текущия изглед, с приложените филтри;
• „Trimite la ridicare produse“ (Изпрати за събиране на продукти) от „Acțiuni“ (Действия) – създава нова група, готова за събиране;
• „Trimite la împachetare“ (Изпрати за опаковане) – за поръчките, чиито продукти вече са събрани.

Всяка група получава код от вида GR-000001. В групата всяка поръчка има свой статус: „În așteptare“ (В изчакване), „Pickat“ (Събрана), „Împachetat“ (Опакована), „Expediat“ (Изпратена) или „Problemă“ (Проблем). В списъка с групи можеш да филтрираш по „AWB creat“ (Създадена товарителница) и „Factură creată“ (Създадена фактура), за да видиш бързо коя група още има нужда от документи.

Списъкът за събиране – по реда на рафтовете

От групата изтегляш списъка за събиране в PDF. Продуктите от всички поръчки в групата са обединени на по един ред за продукт, с локацията, SKU, EAN и количеството, подредени по локацията в склада. Продуктите без локация са накрая. На списъка са отпечатани баркодове за групата и за всяка поръчка.

За да ти помага подредбата, попълни за всеки продукт локацията в склада, например A-03-2. Локацията се вижда и на екрана за сканиране, за да намираш продукта бързо.

Събиране със сканиране

На екрана „Scanare“ (Сканиране), в режим „Ridicare“ (Събиране), сканираш кода на групата от списъка или отделна поръчка. Продуктите се показват по реда на локациите, а ти ги сканираш, докато ги вземаш от рафта. Разпознават се SKU, EAN и допълнителните EAN кодове на продукта, а ако вземаш няколко бройки наведнъж, пишеш например „3*КОД“.

Когато всичко е събрано, натискаш „Ridicate“ (Събрани) и поръчките минават нататък – към опаковане. Ако нещо липсва, можеш да приключиш събирането с „Fără scanare completă“ (Без пълно сканиране), а липсващите продукти се отбелязват в историята на поръчките.

Опаковане със сканиране

В режим „Împachetare“ (Опаковане) първо сканираш поръчката: номера ѝ, id-то от маркетплейса или товарителницата. На екрана виждаш клиента, куриера, срока за изпращане и продуктите, със снимка и локация. След това сканираш всеки продукт:

• продукт, който не е в поръчката, дава грешка веднага;
• излишна бройка се сигнализира по същия начин;
• бутонът „Împachetată“ (Опакована) става активен само когато всички количества съвпадат.

В „Setări generale“ (Общи настройки) избираш колко стриктно е сканирането на продуктите: „Opțională“ (По избор) – поръчката може да се отбележи като опакована и без всички продукти да са сканирани, „Obligatorie“ (Задължително) – не може, или „Dezactivată“ (Изключено) – сканира се само поръчката. Можеш също да включиш „Împachetată automat la ultimul produs scanat“ (Автоматично опакована при последния сканиран продукт) и да избереш колоните, които се показват при опаковането.

В режим „Opțională“ поръчка, приключена с „Fără scanare completă“, получава бележка с липсващите продукти, а събитието може да стартира автоматизация.

Кутията и снимката на пратката

На същия екран избираш кутията от твоя списък с кутии за опаковане, всяка със своите размери и тегло. При издаването на товарителницата размерите на кутията се изпращат към Sameday, FAN Courier и Cargus, а теглото на празната кутия се добавя, когато теглото на пратката се изчислява от продуктите. С „Poză colet“ (Снимка на пратката) правиш една или повече снимки с телефона или таблета и те остават прикачени към поръчката – полезно, ако възникне рекламация.

Защити срещу грешки

• Ако сканираш вече опакована поръчка, екранът те предупреждава, че вече е била опакована, а екипът получава известието „Scanare dublă“ (Двойно сканиране).
• Предупрежденията за потвърждение, които задаваш в настройките, с условия като при автоматизациите, се появяват при сканирането на поръчката или при опаковането и трябва да бъдат потвърдени, преди да продължиш.
• Просроченият срок за изпращане се показва в червено.
• Всяко сканиране има цвят и звук: зелено за съвпадение, червено за грешка.

Автоматизации, свързани със сканирането

Подготовката на поръчките има свои тригери в „Автоматизации“: „Comandă adăugată în grupul de procesare“ (Поръчка, добавена в групата за обработка), „Picking comandă finalizat“ (Завършено събиране на поръчка), „Packing comandă finalizat“ (Завършено опаковане на поръчка), „Cutie atribuită“ (Зададена кутия), „AWB scanat“ (Сканирана товарителница) и „Scanare comandă incompletă“ (Непълно сканиране на поръчка). Две полезни правила:

• „Packing comandă finalizat“ → „Creează AWB“ (Създай товарителница), после „Printează AWB-ul“ (Отпечатай товарителницата): с приложението на eficio за Windows етикетът излиза на принтера веднага щом затвориш пратката;
• „Scanare comandă incompletă“ → „Anunță echipa (clopoțel)“ (Уведоми екипа – камбанката): някой проверява веднага липсващите продукти.

Пратките, които се връщат

Режимът „Retur la expeditor“ (Връщане към подателя) е за отказаните или недоставените пратки. Сканираш товарителницата, пратката минава в „Returnat“ (Върната), а поръчката – в „Returnată“ (Върната). Наличността се възстановява според твоето правило за наличности, което по подразбиране връща продуктите при връщане на поръчката.

Какво ти трябва

• баркод четец, който въвежда кода и натиска Enter, като клавиатура;
• SKU или EAN за всеки продукт и в идеалния случай локацията в склада;
• телефон или таблет за снимките на пратките, ако искаш да ги използваш.

Можеш да изпробваш групите за обработка и сканирането по време на пробния период: 14 дни безплатно, без карта, с включени всички модули. Подробностите са на страницата „Поръчки“, а плановете – на страницата с цените.