Facturare automată pentru magazinele online: SmartBill, Oblio, FGO sau Sedona

Facturarea se repetă la fiecare comandă: deschizi programul de facturare, copiezi datele clientului și produsele, emiți factura, apoi o încarci în marketplace și o trimiți clientului. În eficio, factura se emite din comandă direct în programul tău, cu seria ta, iar restul drumului îl face aplicația.

Ce programe de facturare poți conecta

eficio lucrează cu SmartBill, Oblio, FGO și Sedona. Factura se emite în contul tău din programul ales, așa că documentele rămân în locul în care le găsește și contabilul.

• SmartBill: facturi și storno, cu descărcare de gestiune din una sau mai multe gestiuni, plus încasări; stocul poate veni din SmartBill.
• Oblio: facturi, storno și încasări, cu starea e-Factura citită din Oblio și afișată pe factură; stocul poate veni din Oblio.
• FGO: facturi emise automat sau din comandă și storno.
• Sedona: facturi emise direct în Sedona Retail, cu clientul găsit după CUI, e-mail sau telefon ori creat automat; stocul poate veni din Sedona.

Factura din comandă, una câte una sau în masă

Din pagina comenzii emiți factura cu „Creare factură”. Pentru mai multe comenzi, le bifezi în listă și alegi din Acțiuni „Generare factură”: comenzile care au deja factură sunt sărite, iar la final vezi câte facturi s-au emis și câte au eșuat. Dacă programul de facturare refuză o factură, ciorna rămâne în modulul Facturi, ca s-o corectezi și s-o emiți din nou.

Factura emisă automat, la statusul ales

Emiterea automată se face cu o regulă din Automatizări:

• Declanșator: Status comandă schimbat, cu „Statusul în care intră comanda” setat, de exemplu, pe Confirmată sau În procesare;
• Acțiuni: Creează factură, apoi, dacă vrei, Printează factura și Trimite o notificare prin email, cu „Atașează factura (PDF)” bifat.

Alege un status prin care trec cu adevărat comenzile tale: o comandă nouă pe care o deschizi în eficio trece direct în „În procesare”. Pentru plățile cu cardul există și șablonul gata făcut „Comandă plătită → factură + AWB”: când plata comenzii devine „Plătit”, se emite factura, apoi AWB-ul. Dacă o emitere automată eșuează, primești alertă în clopoțel și pe e-mail.

Seria potrivită pentru fiecare canal

La emitere, eficio alege seria în această ordine:

1. seria pusă pe comandă, manual sau de un flux cu acțiunea „Schimbă seria facturii”;
2. „Seria de facturare” din integrarea canalului, disponibilă la conturile eMAG, la Pepita și la Skroutz, de exemplu o serie separată pentru eMAG Bulgaria;
3. seria setată în conexiunea programului de facturare;
4. seria implicită din setările de facturare.

Pentru canalele fără câmp de serie, cum sunt Trendyol, CEL.ro sau magazinul tău, pui un flux pe „Comandă primită”, cu filtrul „Platformă comandă” și acțiunea „Schimbă seria facturii”, ca seria să fie pe comandă înainte de emitere.

O comandă, o singură factură

Dublurile apar de obicei când două emiteri pornesc în același timp, de exemplu la un dublu clic pe o acțiune în masă. eficio pune un lacăt pe comandă cât timp factura se emite, iar a doua încercare se oprește cu mesajul că factura se emite chiar acum. După emitere, butonul de emitere dispare, iar automatizările și facturarea în masă găsesc factura existentă și o sar. Excepția e firească: după un storno integral, comanda poate fi facturată din nou.

Factura ajunge singură în marketplace

Facturile emise prin programul de facturare pleacă automat spre platforma comenzii:

• eMAG: factura se atașează la comandă la emitere, doar dacă nu e deja acolo, iar o verificare orară o retrimite dacă atașarea a picat;
• CEL.ro: pleacă PDF-ul, cu seria și numărul facturii;
• Skroutz: factura se urcă pe comanda Smart Cart;
• Trendyol: factura pleacă la emiterea etichetei Trendyol din comandă și deblochează eticheta.

Fiecare trimitere apare pe comandă, la Trimiteri de comandă, cu starea ei, Reușită sau Eșuată, și butonul „Retrimite”. Pentru reguli legate de aceste trimiteri ai și declanșatorul „Status trimitere comandă schimbat”, care pornește când o trimitere reușește sau eșuează.

Clientului îi trimiți factura fie din șablonul de notificare „Factură emisă”, cu numărul facturii și linkul spre pagina comenzii, de unde o poate descărca, fie dintr-un flux de e-mail cu PDF-ul atașat. Fluxurile de e-mail sar implicit comenzile eMAG, pentru că eMAG trimite singur mesajele către client; le poți include bifând „Trimite și clienților eMAG”.

Storno, anulare și ștergere

Storno-ul îl creezi din comandă sau din factură: pentru toată factura sau doar pentru anumite produse, cu sau fără transport și reduceri, cu data și motivul tău. Îl emiți pe loc în SmartBill, Oblio sau FGO ori îl lași ciornă, ca să-l verifici. Pentru retururi ai două variante automate:

• setarea „Ciornă de factură storno la primirea returului”;
• șablonul de flux „Retur finalizat → factură storno (ciornă)”.

Anularea și ștergerea pleacă și ele în SmartBill, Oblio și FGO. Anularea păstrează factura în serie, marcată anulată, iar ștergerea e permisă de programe doar pentru ultima factură din serie.

Încasările, marcate fără să le cauți

• cu „Marcați ca plătit” alegi data și felul încasării, iar pentru facturile în lei emise în SmartBill sau Oblio încasarea se poate înregistra și în program;
• cu setarea „Încasare la emitere”, facturile comenzilor plătite cu cardul online, sau ale tuturor comenzilor marcate „Plătit”, se emit deja încasate în SmartBill sau Oblio;
• pentru rambursurile GLS și deconturile eMAG încarci fișierul primit, iar eficio potrivește sumele cu comenzile și trece încasările pe facturi, în SmartBill sau Oblio.

Starea e-Factura, la facturile Oblio

Pentru facturile emise prin Oblio, eficio citește starea din SPV de câteva ori pe zi: Netrimisă, În procesare, Trimisă în SPV sau Cu erori. Când o factură are erori, primești notificare în clopoțel, iar starea o poți verifica și manual, cu „Verifică e-Factura”.

Poți conecta programul de facturare în perioada de probă: 14 zile gratuit, fără card, cu toate modulele incluse. Vezi detaliile pe pagina Facturare și planurile pe pagina de prețuri.