Автоматично фактуриране за онлайн магазини: SmartBill, Oblio, FGO или Sedona

Фактурирането се повтаря при всяка поръчка: отваряш програмата за фактуриране, копираш данните на клиента и продуктите, издаваш фактурата, после я качваш в маркетплейса и я изпращаш на клиента. В eficio фактурата се издава от поръчката директно в твоята програма, с твоята серия, а останалото го върши приложението.

Кои програми за фактуриране можеш да свържеш

eficio работи със SmartBill, Oblio, FGO и Sedona. Фактурата се издава в твоя акаунт в избраната програма, така че документите остават там, където ги намира и счетоводителят.

• SmartBill: фактури и сторно, с изписване от един или няколко склада, плюс плащания; наличността може да идва от SmartBill.
• Oblio: фактури, сторно и плащания, със статуса в e-Factura, който се взема от Oblio и се показва на фактурата; наличността може да идва от Oblio.
• FGO: фактури, издавани автоматично или от поръчката, и сторно.
• Sedona: фактури, издавани директно в Sedona Retail, като клиентът се намира по CUI, имейл или телефон или се създава автоматично; наличността може да идва от Sedona.

Фактура от поръчката, една по една или групово

От страницата на поръчката издаваш фактурата с „Creare factură“ (Създаване на фактура). За няколко поръчки ги отмяташ в списъка и избираш от „Acțiuni“ (Действия) „Generare factură“ (Генериране на фактура): поръчките, които вече имат фактура, се пропускат, а накрая виждаш колко фактури са издадени и колко не са успели. Ако програмата за фактуриране откаже фактура, черновата остава в модула „Facturi“ (Фактури), за да я поправиш и да я издадеш отново.

Фактура, издадена автоматично при избрания статус

Автоматичното издаване става с правило от „Automatizări“ (Автоматизации):

• „Declanșator“ (Тригер): „Status comandă schimbat“ (Променен статус на поръчката), с „Statusul în care intră comanda“ (Статусът, в който влиза поръчката), зададен например на „Confirmată“ (Потвърдена) или „În procesare“ (В обработка);
• „Acțiuni“: „Creează factură“ (Създай фактура), после, ако искаш, „Printează factura“ (Отпечатай фактурата) и „Trimite o notificare prin email“ (Изпрати известие по имейл), с отметнато „Atașează factura (PDF)“ (Прикачи фактурата в PDF).

Избери статус, през който поръчките ти наистина минават: нова поръчка, която отвориш в eficio, преминава директно в „În procesare“. За плащанията с карта има и готов шаблон „Comandă plătită → factură + AWB“ (Платена поръчка → фактура + товарителница): когато плащането на поръчката стане „Plătit“ (Платено), първо се издава фактурата, а след нея товарителницата. Ако автоматично издаване се провали, получаваш сигнал в звънчето и по имейл.

Правилната серия за всеки канал

При издаване eficio избира серията в този ред:

1. серията, зададена в поръчката ръчно или от поток с действието „Schimbă seria facturii“ (Смени серията на фактурата);
2. „Seria de facturare“ (Серия за фактуриране) от интеграцията на канала, налична за акаунтите в eMAG, за Pepita и за Skroutz, например отделна серия за eMAG България;
3. серията, зададена във връзката с програмата за фактуриране;
4. серията по подразбиране от настройките за фактуриране.

За каналите без поле за серия, като Trendyol, CEL.ro или твоя магазин, създаваш поток с тригер „Comandă primită“ (Получена поръчка), с филтъра „Platformă comandă“ (Платформа на поръчката) и действието „Schimbă seria facturii“, за да е серията в поръчката преди издаването.

Една поръчка, една фактура

Дублиранията обикновено възникват, когато две издавания започнат едновременно, например при двоен клик върху групово действие. eficio заключва поръчката, докато фактурата се издава, а вторият опит спира със съобщение, че фактурата се издава в момента. След издаването бутонът за издаване изчезва, а автоматизациите и груповото фактуриране намират съществуващата фактура и я пропускат. Изключението е логично: след пълно сторно поръчката може да бъде фактурирана отново.

Фактурата сама стига до маркетплейса

Фактурите, издадени през програмата за фактуриране, се изпращат автоматично към платформата на поръчката:

• eMAG: фактурата се прикачва към поръчката при издаването, само ако вече не е там, а проверка на всеки час я изпраща отново, ако прикачването е било неуспешно;
• CEL.ro: изпраща се PDF файлът, със серията и номера на фактурата;
• Skroutz: фактурата се качва към поръчката от Smart Cart;
• Trendyol: фактурата се изпраща при издаването на етикета на Trendyol от поръчката и отключва етикета.

Всяко изпращане се вижда в поръчката, в „Trimiteri de comandă“ (Изпращания на поръчката), със своя статус, „Reușită“ (Успешно) или „Eșuată“ (Неуспешно), и бутона „Retrimite“ (Изпрати отново). За правила, свързани с тези изпращания, имаш и тригера „Status trimitere comandă schimbat“ (Променен статус на изпращане на поръчката), който се задейства, когато изпращане успее или се провали.

На клиента изпращаш фактурата или чрез шаблона за известие „Factură emisă“ (Издадена фактура), с номера на фактурата и линк към страницата на поръчката, откъдето може да я изтегли, или чрез имейл поток с прикачен PDF. Имейл потоците по подразбиране пропускат поръчките от eMAG, защото eMAG сам изпраща съобщенията до клиента; можеш да ги включиш, като отметнеш „Trimite și clienților eMAG“ (Изпращай и на клиентите от eMAG).

Сторно, анулиране и изтриване

Сторното го създаваш от поръчката или от фактурата: за цялата фактура или само за определени продукти, със или без транспорт и отстъпки, с твоя дата и причина. Издаваш го веднага в SmartBill, Oblio или FGO или го оставяш като чернова, за да го провериш. За връщанията имаш два автоматични варианта:

• настройката „Ciornă de factură storno la primirea returului“ (Чернова на сторно фактура при получаване на връщането);
• шаблонът за поток „Retur finalizat → factură storno (ciornă)“ (Завършено връщане → сторно фактура, чернова).

Анулирането и изтриването също се предават към SmartBill, Oblio и FGO. При анулиране фактурата остава в серията, маркирана като анулирана, а изтриване програмите позволяват само за последната фактура от серията.

Плащанията се отбелязват, без да ги търсиш

• с „Marcați ca plătit“ (Маркирай като платено) избираш датата и вида на плащането, а за фактурите в леи, издадени в SmartBill или Oblio, плащането може да се регистрира и в програмата;
• с настройката „Încasare la emitere“ (Плащане при издаване) фактурите за поръчките, платени онлайн с карта, или за всички поръчки, маркирани като „Plătit“, се издават като вече платени в SmartBill или Oblio;
• за наложените платежи от GLS и отчетите за разплащания от eMAG качваш получения файл, а eficio съпоставя сумите с поръчките и отразява плащанията по фактурите в SmartBill или Oblio.

Статусът в e-Factura при фактурите от Oblio

За фактурите, издадени през Oblio, eficio чете статуса от SPV няколко пъти на ден: „Netrimisă“ (Неизпратена), „În procesare“, „Trimisă în SPV“ (Изпратена в SPV) или „Cu erori“ (С грешки). Когато фактура има грешки, получаваш известие в звънчето, а статуса можеш да провериш и ръчно с „Verifică e-Factura“ (Провери e-Factura).

Можеш да свържеш програмата за фактуриране в пробния период: 14 дни безплатно, без карта, с включени всички модули. Виж подробностите на страницата за фактуриране и плановете на страницата с цените.