Automatizări pentru magazinul online: 7 reguli care îți economisesc timp zilnic

Multe dintre clicurile pe care le faci zilnic se repetă identic la fiecare comandă: emiți factura, generezi AWB-ul, tipărești eticheta, trimiți un mesaj clientului. În eficio, modulul Automatizări le face singur, după reguli pe care le construiești din liste, fără cod. Mai jos ai șapte reguli pe care le poți porni din prima săptămână.

Cum arată o regulă în eficio

Un flux are trei părți:

• Declanșatorul: momentul în care pornește, de exemplu „Comandă primită”, „Status comandă schimbat” sau „Status livrare modificat”.
• Filtrele: condițiile pe care trebuie să le îndeplinească comanda. Prima condiție începe cu „Dacă”, următoarele se leagă cu „Și” sau „Sau”. Fără filtre, fluxul rulează la fiecare declanșare.
• Acțiunile: ce face eficio, în ordinea aleasă. Fiecare acțiune vede rezultatul celei de dinainte.

O acțiune poate rula pe loc, după un număr de minute („Întârziere simplă”) sau într-un interval orar, în zilele alese („Întârziere programată”). Când vine momentul, condițiile se verifică din nou. Un flux nou pornește ca „Schiță”, iar tu îl treci pe „Activat” după ce l-ai verificat.

Un detaliu care contează: ce face un flux nu pornește alte fluxuri pe aceeași comandă. Factura emisă de o regulă nu declanșează o a doua regulă pe „Factura comenzii creată”. De aceea, pașii care trebuie să vină unul după altul îi pui în același flux, ca acțiuni succesive.

1. Factura, emisă la statusul la care facturezi tu

• Declanșator: Status comandă schimbat, cu „Statusul în care intră comanda” setat, de exemplu, pe Confirmată
• Acțiune: Creează factură

Alege statusul prin care trec cu adevărat comenzile tale. Fluxul pornește doar la o schimbare de status, iar o comandă nouă pe care o deschizi în eficio trece direct în „În procesare”. Dacă comanda are deja factură, acțiunea e sărită, deci regula nu produce dubluri.

2. AWB-ul, în același flux, imediat după factură

• Adaugi în fluxul de mai sus a doua acțiune: Creează AWB, cu curierul „Automat (după Rutare curieri)”

Curierul se alege după regulile tale din Rutare curieri, la fel ca la emiterea în masă; pentru un canal fără regulă se folosește primul curier conectat, așa că setează regula pe fiecare canal. Comenzile eMAG și Trendyol pleacă pe curierul marketplace-ului. La emiterea AWB-ului, comanda trece automat în „Finalizată”. Dacă un AWB nu se poate emite, primești alertă, iar erorile trecătoare ale curierului se reîncearcă automat. Pentru plățile cu cardul există și șablonul gata făcut „Comandă plătită → factură + AWB”.

3. Eticheta, direct la imprimantă

• A treia acțiune din același flux: Printează AWB-ul, eventual și Printează factura

Ai nevoie de aplicația eficio pentru Windows, instalată pe calculatorul legat la imprimante: AWB-ul merge la imprimanta de etichete, factura la cea A4. Dacă vrei ca orice AWB să iasă la imprimantă, indiferent cine l-a emis, bifezi în setările stației „Printează automat eticheta la emiterea AWB”.

4. SMS după livrare, cu cererea de recenzie

• Declanșator: Status livrare modificat, cu „Statusul de livrare” setat pe Livrat
• Filtru: Platformă comandă, de exemplu doar comenzile din magazinul tău online
• Acțiune: Trimite o notificare prin SMS, cu „Întârziere programată” zilnic, între 10:00 și 19:00

Statusul livrării se citește automat de la curier la fiecare 15 minute, la toți curierii integrați, mai puțin Dragon Star. În SMS folosești variabilele {customer} și {order}, iar linkul spre pagina de recenzii îl salvezi o dată în Automatizări → Variabile și îl pui în mesaj ca {var.cheie}, de pildă {var.link_recenzii}. Mesajul are cel mult 320 de caractere și pleacă prin contul tău SMSLink, SMSAPI sau Twilio. Dacă preferi e-mailul, acțiunea „Trimite o notificare prin email” are și un șablon profesional, cu logo și sumarul comenzii.

5. Factura marcată plătită la livrare

• Declanșator: Status livrare modificat, pe statusul Livrat
• Filtru opțional: Metoda de plată a comenzii, ca regula să se aplice doar comenzilor cu plata la livrare
• Acțiune: Marchează factura comenzii ca plătită

Acțiunea marchează factura ca plătită doar în eficio și trece plata comenzii pe „Plătit”. Dacă vrei ca încasarea să ajungă și în SmartBill sau Oblio, lasă aceste comenzi în afara regulii și înregistrează încasarea din factură, cu „Marcați ca plătit”, sau prin importul borderoului GLS ori al decontului eMAG, care trec încasarea și în program.

6. Comenzile VIES, marcate pentru verificare

• Declanșator: Comandă primită
• Filtru: Eligibil VIES (firmă din alt stat UE) este „da”
• Acțiuni: Atașează eticheta pe comandă, de pildă „VIES”, apoi Anunță echipa (clopoțel)

Proprietatea VIES se uită la țara de facturare și la codul de TVA al clientului, cu prefixul țării; nu face o verificare în sistemul VIES. Cu eticheta, comenzile acestea ies imediat în evidență în listă, iar regimul TVA pentru livrările intracomunitare îl stabilești cu contabilul înainte de facturare.

7. Echipa, anunțată când lipsește ceva

• Declanșator: Scanare comandă incompletă
• Acțiune: Anunță echipa (clopoțel), cu un mesaj de tipul „Lipsesc produse la {order}”

Regula e utilă când scanarea produselor la împachetare e pe „Opțională”: operatorul poate închide o comandă cu „Fără scanare completă”, iar toată echipa primește notificarea, cu link direct spre comandă. Aceeași acțiune merge și în alte fluxuri, de pildă pentru o comandă de valoare mare, cu filtrul „Valoarea totală a comenzii (lei)”.

Câteva sfaturi înainte să pornești

• Pornește de la șabloanele gata făcute, cu „Din șablon”: fluxul se creează în schiță, iar tu îl verifici și îl activezi.
• În filtre, unele valori se scriu cu codul intern, de exemplu emag, trendyol sau woocommerce pentru platformă.
• Urmărește jurnalul fiecărui flux: rularea apare ca reușită, parțială, eșuată sau sărită, cu rezultatul fiecărei acțiuni.
• Pentru regulile pe care le vrei doar la nevoie, alege declanșatorul „Execuție manuală pe comandă” și rulează-le din comandă, cu „Rulează fluxul”.
• Dacă o acțiune automată eșuează, primești alertă în clopoțel pentru fiecare comandă, iar e-mailul pentru aceeași problemă vine cel mult o dată la 3 ore.

Poți construi toate aceste reguli în perioada de probă: 14 zile gratuit, fără card, cu toate modulele incluse. Vezi ce mai pot face fluxurile pe pagina Automatizări sau alege planul potrivit pe pagina de prețuri.