Автоматизации за онлайн магазина: 7 правила, които ти спестяват време всеки ден

Много от кликванията, които правиш всеки ден, се повтарят по един и същ начин при всяка поръчка: издаваш фактурата, генерираш товарителницата, отпечатваш етикета, изпращаш съобщение на клиента. В eficio модулът „Автоматизации“ ги прави сам, по правила, които изграждаш от списъци, без код. По-долу има седем правила, които можеш да пуснеш още през първата седмица.

Как изглежда едно правило в eficio

Един поток има три части:

• Тригерът: моментът, в който потокът се стартира, например „Comandă primită“ (Получена поръчка), „Status comandă schimbat“ (Променен статус на поръчката) или „Status livrare modificat“ (Променен статус на доставката).
• Филтрите: условията, на които трябва да отговаря поръчката. Първото условие започва с „Dacă“ (Ако), следващите се свързват с „Și“ (И) или „Sau“ (Или). Без филтри потокът се изпълнява при всяко задействане.
• Действията: какво прави eficio, в избрания ред. Всяко действие вижда резултата от предишното.

Едно действие може да се изпълни веднага, след определен брой минути („Întârziere simplă“ – просто забавяне) или в часови интервал в избраните дни („Întârziere programată“ – планирано забавяне). Когато дойде моментът, условията се проверяват отново. Новият поток започва като „Schiță“ (Чернова), а ти го превключваш на „Activat“ (Активиран), след като си го проверил.

Детайл, който има значение: това, което прави даден поток, не стартира други потоци за същата поръчка. Фактурата, издадена от едно правило, не задейства второ правило с тригер „Factura comenzii creată“ (Създадена фактура на поръчката). Затова стъпките, които трябва да следват една след друга, ги слагаш в един и същ поток като последователни действия.

1. Фактурата – издадена при статуса, при който фактурираш ти

• Тригер: „Status comandă schimbat“, като „Statusul în care intră comanda“ (Статусът, в който влиза поръчката) е зададен например на „Confirmată“ (Потвърдена)
• Действие: „Creează factură“ (Създай фактура)

Избери статуса, през който наистина минават поръчките ти. Потокът се стартира само при смяна на статуса, а нова поръчка, която отвориш в eficio, минава директно в „În procesare“ (В обработка). Ако поръчката вече има фактура, действието се пропуска, така че правилото не създава дубликати.

2. Товарителницата – в същия поток, веднага след фактурата

• В горния поток добавяш второ действие: „Creează AWB“ (Създай товарителница), с куриер „Automat (după Rutare curieri)“ (Автоматично – според маршрутизирането на куриерите)

Куриерът се избира според твоите правила в „Rutare curieri“ (Маршрутизиране на куриери), както при груповото издаване; за канал без правило се използва първият свързан куриер, затова задай правило за всеки канал. Поръчките от eMAG и Trendyol тръгват с куриера на маркетплейса. При издаването на товарителницата поръчката автоматично минава в „Finalizată“ (Завършена). Ако товарителница не може да бъде издадена, получаваш известие, а при временни грешки на куриера опитът се повтаря автоматично. За плащанията с карта има и готов шаблон „Comandă plătită → factură + AWB“ (Платена поръчка → фактура + товарителница).

3. Етикетът – директно на принтера

• Трето действие в същия поток: „Printează AWB-ul“ (Отпечатай товарителницата), евентуално и „Printează factura“ (Отпечатай фактурата)

Нужно ти е приложението на eficio за Windows, инсталирано на компютъра, към който са свързани принтерите: товарителницата отива на принтера за етикети, фактурата – на принтера за A4. Ако искаш всяка товарителница да излиза на принтера, независимо кой я е издал, в настройките на станцията маркираш „Printează automat eticheta la emiterea AWB“ (Автоматично отпечатване на етикета при издаване на товарителница).

4. SMS след доставка, с молба за отзив

• Тригер: „Status livrare modificat“, като „Statusul de livrare“ (Статус на доставката) е зададен на „Livrat“ (Доставена)
• Филтър: „Platformă comandă“ (Платформа на поръчката), например само поръчките от твоя онлайн магазин
• Действие: „Trimite o notificare prin SMS“ (Изпрати известие по SMS), с „Întârziere programată“ всеки ден, между 10:00 и 19:00

Статусът на доставката се изтегля автоматично от куриера на всеки 15 минути, при всички интегрирани куриери с изключение на Dragon Star. В SMS-а използваш променливите {customer} и {order}, а линка към страницата с отзиви запазваш веднъж в „Automatizări → Variabile“ (Автоматизации → Променливи) и го слагаш в съобщението като {var.ключ}, например {var.link_recenzii}. Съобщението е най-много 320 знака и се изпраща през твоя акаунт в SMSLink, SMSAPI или Twilio. Ако предпочиташ имейл, действието „Trimite o notificare prin email“ (Изпрати известие по имейл) има и професионален шаблон, с лого и обобщение на поръчката.

5. Фактурата – отбелязана като платена при доставка

• Тригер: „Status livrare modificat“, при статус „Livrat“
• Филтър по избор: „Metoda de plată a comenzii“ (Начин на плащане на поръчката), за да се прилага правилото само за поръчките с плащане при доставка
• Действие: „Marchează factura comenzii ca plătită“ (Отбележи фактурата на поръчката като платена)

Действието отбелязва фактурата като платена само в eficio и превключва плащането на поръчката на „Plătit“ (Платено). Ако искаш плащането да стигне и до SmartBill или Oblio, остави тези поръчки извън правилото и регистрирай плащането от фактурата с „Marcați ca plătit“ (Отбележи като платена) или чрез импорт на описа на наложените платежи от GLS или на отчета за разплащания от eMAG, които отразяват плащането и в програмата.

6. Поръчките по VIES – маркирани за проверка

• Тригер: „Comandă primită“
• Филтър: „Eligibil VIES (firmă din alt stat UE)“ (Отговаря на условията за VIES – фирма от друга държава от ЕС) е „da“ (да)
• Действия: „Atașează eticheta pe comandă“ (Прикачи етикет към поръчката), например „VIES“, после „Anunță echipa (clopoțel)“ (Уведоми екипа – камбанката)

Свойството VIES гледа държавата за фактуриране и ДДС номера на клиента, с префикса на държавата; то не прави проверка в системата VIES. С етикета тези поръчки веднага се открояват в списъка, а режима на ДДС за вътреобщностните доставки определяш със счетоводителя си преди фактурирането.

7. Екипът – уведомен, когато нещо липсва

• Тригер: „Scanare comandă incompletă“ (Непълно сканиране на поръчка)
• Действие: „Anunță echipa (clopoțel)“, със съобщение от типа „Липсват продукти в {order}“

Правилото е полезно, когато сканирането на продуктите при опаковане е на „Opțională“ (По избор): операторът може да приключи поръчка с „Fără scanare completă“ (Без пълно сканиране), а целият екип получава известие с директен линк към поръчката. Същото действие работи и в други потоци, например за поръчка с голяма стойност, с филтъра „Valoarea totală a comenzii (lei)“ (Обща стойност на поръчката, в леи).

Няколко съвета, преди да започнеш

• Започни от готовите шаблони с „Din șablon“ (От шаблон): потокът се създава като чернова, а ти го проверяваш и активираш.
• Във филтрите някои стойности се пишат с вътрешния код, например emag, trendyol или woocommerce за платформата.
• Следи журнала на всеки поток: изпълнението се показва като успешно, частично, неуспешно или пропуснато, с резултата от всяко действие.
• За правилата, които искаш само при нужда, избери тригера „Execuție manuală pe comandă“ (Ръчно изпълнение за поръчка) и ги стартирай от поръчката с „Rulează fluxul“ (Изпълни потока).
• Ако автоматично действие се провали, получаваш известие в камбанката за всяка поръчка, а имейлът за същия проблем идва най-много веднъж на 3 часа.

Можеш да изградиш всички тези правила по време на пробния период: 14 дни безплатно, без карта, с включени всички модули. Виж какво още могат потоците на страницата „Автоматизации“ или избери подходящия план на страницата с цените.